Na jak długi okres może zostać zawieszone odprowadzanie składek do PPE

Czy pracodawca ma możliwość „zmuszenia” reprezentacji pracowników do wyrażenia zgody na zastosowanie zawieszenia odprowadzania składek?

Mówiąc o zawieszeniu odprowadzania składek do PPE zgodnie z art. 38 ustawy
o pracowniczych programach emerytalnych możemy rozróżnić dwie sytuacje:
1) zawieszenie jednostronne dokonane przez pracodawcę,
2) zawieszenie dokonane na podstawie porozumienia zawartego przez pracodawcę z reprezentacją pracowników.

Instytucja zawieszenia odnosi się tylko do składek podstawowych. Przepisy ustawy o PPE nie regulują możliwości zawieszenia składek dodatkowych, bowiem są one finansowane przez uczestników z własnych środków. Opłacanie składki dodatkowej jest uprawnieniem przyznanym uczestnikom, którzy mogą swobodnie określać wysokość.
Zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy o PPE, po okresie jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek pracodawca może, o ile jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy zawrzeć z reprezentacją pracowników porozumienie o zawieszeniu naliczania
i odprowadzania składek podstawowych.

Porozumienie o zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek u pracodawcy, u którego nie funkcjonują organizacje związkowe może zostać zawarte wyłącznie z reprezentacją wyłonioną na podstawie art. 11 ust. 3 ustawy o PPE, tj. wyłonioną w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jednocześnie w przypadku, kiedy kadencja reprezentacji pracowników wygasła, w celu zawarcia porozumienia o zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek niezbędne jest wyłonienie kolejnej reprezentacji pracowników. W przypadku, kiedy reprezentacja pracowników nie wyrazi zgody na zawarcie takiego porozumienia, pracodawca nie posiada innej możliwości dalszego zawieszenia składek. Natomiast zgoda reprezentacji pracowników na zawarcie porozumienia o zawieszeniu odprowadzania składek i zawarcie takiego porozumienia nie może zostać pozbawione skuteczności pomimo odmiennego stanowiska w tym zakresie pozostałych pracowników pracodawcy. Z tego względu brak jest podstaw do podważenia skuteczności zgody reprezentacji pracowników na zawarcie przedmiotowego porozumienia nawet w przypadku, gdy powyższe jest niezgodne z wolą pozostałych pracowników. Zwracam w tym miejscu uwagę, iż reprezentacja pracowników jest umocowana do zawarcia takiego porozumienia i co do zasady powinna ona reprezentować stanowisko zgodne ze stanowiskom pracowników, których reprezentuje, jednak w praktyce może okazać się że działania reprezentacji pracowników są odmienne od oczekiwań pracowników, których reprezentuje. W celu wyeliminowania takiej sytuacji zasadne jest zgłoszenie przez pracowników żądania do pracodawcy, aby wybory reprezentacji pracowników odbywały się w sposób umożliwiający czynny udział wszystkich pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Powyższe pozwoli na wyłonienie takiej reprezentacji, które będzie respektowała opinię wszystkich pozostałych pracowników w istotnych dla nich kwestiach.

Niemniej, pracodawca nie posiada również podstaw do przymuszenia pracowników do wyłonienia reprezentacji pracowników, ani tym bardziej zobligowania pracownika do bycia członkiem reprezentacji pracowników. Z drugiej jednak strony, w przypadku kiedy pracownicy będą odmawiać pracodawcy współpracy w zakresie prowadzonego przez pracodawcę PPE i pomimo trudnej sytuacji finansowej pracodawca nie uzyska aprobaty reprezentacji pracowników na zawarcie porozumienia o zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek podstawowych, istnieje duże ryzyko podjęcia przez pracodawcę decyzji o likwidacji programu. W takim wypadku pracownicy stracą możliwość dalszego oszczędzania na emeryturę poprzez chociażby odprowadzanie samych składek dodatkowych.

Po upływie jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek, w przypadku zawarcia porozumienia z reprezentacją pracowników, zawieszenie naliczania i odprowadzania składek może trwać maksymalnie 24 miesiące w okresie obejmującym 48 kolejnych miesięcy kalendarzowych. Zawieszenie naliczania i odprowadzania składek podstawowych może trwać dłużej niż 24 miesiące wyłącznie w wyjątkowej sytuacji, tj. w przypadku, gdy dalsze naliczanie i odprowadzanie składek podstawowych spowodowałoby konieczność złożenia przez pracodawcę wniosku o upadłość. W takim wypadku również niezbędne jest zawarcie porozumienia w tym przedmiocie z reprezentacją pracowników, a porozumienie takie nie może zostać zawarte na okres dłuższy niż kolejne 24 miesiące. Niemniej w sytuacji kiedy po upływie tego okresu sytuacja finansowa pracodawcy jest na tyle trudna, że wznowienie naliczania i odprowadzania składek powodowałoby konieczność złożenia przez pracodawcę wniosku o upadłość, możliwe jest zawieszenie naliczania i odprowadzani składek na dalsze okresy. W takim wypadku również niezbędne jest porozumienie w tym przedmiocie pomiędzy pracodawcą a reprezentacją pracowników. Podsumowując, co do zasady po okresie jednostronnego zawieszenia odprowadzania przez pracodawcę składek podstawowych możliwe jest zawieszenie naliczania i odprowadzania składek na kolejne okresy lub okres jednak wyłącznie na podstawie porozumienia pracodawcy z reprezentacja pracowników, a łączny czas obowiązywania takiego porozumienia w okresie kolejnych 48 miesięcy kalendarzowych nie może przekraczać 24 miesięcy. Wyłącznie bardzo zła kondycja finansowa pracodawcy i jednocześnie zgoda reprezentacji na dalsze zawieszenie naliczania i odprowadzania składek może stanowić podstawę do zawieszenia naliczania i odprowadzania składek na okres dłuższy niż kolejne 24 miesiące. Z uwagi na fakt, iż wykazanie przed organem nadzoru, iż sytuacja finansowa pracodawcy jest na tyle trudna, że jest uzasadnione zawieszenie naliczania i odprowadzania składek przez okres dłuższy niż 24 miesiące spowoduje rzeczywiście konieczność złożenia przez pracodawcę wniosku o upadłość, zawieszenie naliczania i odprowadzania składek przez okres dłuższy niż 24 miesiące w okresie kolejnych 48 miesięcy w roku kalendarzowym graniczy z niemożliwym. W praktyce, najczęściej pracodawcy decydują się, a reprezentacje pracowników wyrażają zgodę zawierając porozumienie, na zawieszenie naliczania i odprowadzania na okresy krótsze niż 24 miesiące. Częstą natomiast zamiast przedłużania okresu zawieszenia naliczania i odprowadzania składek praktyką pracodawców jest podejmowanie działań mających na celu trwałe obniżenie wysokości odprowadzanych składek podstawowych poprzez zmianę umowy zakładowej.

Autor: Joanna Malinowska, aplikantka radcowska w Kancelarii Prawa Pracy "Wojewódka i Wspólnicy" Sp. k.

Stan prawny: 27 stycznia 2014 r.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych